De digitale facilitaire manager

In de serie gastblog is het deze keer de beurt aan Bas Verbraeken van Keyplan.

Bas heeft een blog geschreven over het belang van een digitale facilitair manager voor uw utiliteitspand, leisure bedrijf, tuinbouwbedrijf of algemeen objectbeheer.

Keyplan is een ’s-Gravenzandse onderneming en is ontstaan in 2014 op een vakantiepark. Hier werd gezocht naar een slimmere oplossing voor de coördinatie en het facilitair beheer van het vakantiepark. Op een vakantiepark wordt er namelijk een diversiteit aan taken uitgevoerd en staan vele soorten installaties en objecten. Hier is toentertijd software (digitale facility manager) voor ontwikkeld onder de naam Keyplan.

Waarom een digitale facilitaire manager?

Wie herkent het niet? Er is geen overzicht, Wat dient er nog uitgevoerd te worden? Welke werkzaamheden kunnen we verwachten? Is er onderhoud uitgevoerd? Wie heeft het uitgevoerd? Wat heeft hij/zij geconstateerd? 

Bovenstaande vragen zijn voor veel bedrijven op het moment een nachtmerrie. Helemaal als men nog verzuipt in de papieren werkbonnen, aftekenlijsten, post-its etc.

Digitale tools en systemen bepalen in toenemende mate het succes van een organisatie. Door handelingen en processen te versimpelen middels digitale facilitaire manager tools, kunnen ondernemers zich in de toekomst concentreren op dat waar ze goed in zijn; ondernemen.

Hierdoor kunnen organisaties en ondernemers zich weer focussen op o.a.:

  • Kwaliteit van producten en diensten
  • Tijd voor klanten en personeel
  • Overzicht in werkvoorraden
  • Duidelijke taken voor personeel
  • Controles en onderhoud binnen objecten
  • Behoud van objecten en installaties

Vastgoedbeheerders hebben belang bij het verkrijgen van zekerheid over de kwaliteit en kosten van het bouwkundig en installatietechnisch onderhoud van hun gebouwen, ook op de lange termijn.

Met een digitale facilitaire manager draag je bij aan de levensduur van installaties en objecten. Daarnaast verkrijg je inzicht in de daadwerkelijke waarde van het vastgoed. (Vastgoed)ondernemers kunnen deze informatie weer gebruiken bij het nemen van strategische beslissingen voor verantwoord vastgoedbeheer.

En dat is nu net het punt waar mensen vastlopen binnen organisaties. Er zijn op het moment te veel kanalen waarop informatie, berichten, taken, werkbonnen, whatsapps, mails, postduiven, handelingen of acties binnen kunnen komen. Door alles te bundelen in 1 overzicht vergeet men geen taken en creëren ze een duidelijk overzicht voor zowel de eigenaren als facilitaire dienst van een onderneming.

Zoals hierboven aangegeven is bouwkundig en installatietechnisch onderhoud aan gebouwen noodzakelijk om gebouwen in een technische staat te krijgen of te houden die de gebruikers/eigenaars wensen. Als je te weinig onderhoud uitvoert, kan dit leiden tot een toename van storingen/ correctief onderhoud, waardoor er grotere risico’s op gevolgschade en kosten ontstaan. Het is erg belangrijk om de juiste verhouding te vinden tussen onderhoud en storingen waarmee de prestatieafspraken van het object worden gehaald en de exploitatiekosten worden geminimaliseerd, maar de klantervaring als maximaal wordt ervaren.

Het probleem en de cijfers

Ondernemers weten dat ze moeten digitaliseren, maar niet hoe. Daarnaast onderschat men de voordelen van goed facilitair beheer. Het is erg belangrijk om de juiste verhouding te vinden tussen onderhoud en storingen waarmee de prestatieafspraken van het object worden gehaald en de exploitatiekosten worden geminimaliseerd.

62 procent van het Nederlandse mkb ziet meegaan in digitale ontwikkelingen als een vereiste voor de toekomstige groei van hun organisatie (deondernemer.nl – 4 januari 2020). Desondanks weet 49 procent van de ondervraagden niet precies hoe digitale ontwikkelingen kunnen worden ingezet om de onderneming te laten groeien, blijkt uit onderzoek van mkb-financieringsplatform October onder 1.023 Nederlandse MKB-ondernemers, uitgevoerd door Panelwizard.


Ondanks dat zes op de tien ondervraagden digitalisering ziet als een cruciale voorwaarde voor toekomstige groei, gebruikt de helft nog geen enkele (22 procent) of slechts één digitale tool (25 procent). In de bouw- en logistieke sector is dit zelfs het geval bij driekwart van de ondernemers.

Opvallend is het sterke verband tussen ondervraagden die op de hoogte zijn van de manieren waarop digitalisering kan bijdragen aan de groei van hun onderneming en het gebruik van digitale tools. Zo gebruikt 29 procent van de ondernemers die (nog) niet op de hoogte zijn van alle digitaliseringsmogelijkheden geen enkele digitale tool, tegenover slechts vijftien procent van de ondervraagden die dit wel weten. Laten we even vooropstellen dat dit met de dag ook niet makkelijker wordt gemaakt in het oerwoud van aanbieders en informatie die beschikbaar is op het internet.  

Dat in de tijd van zoveel digitale ontwikkelingen nog steeds de helft geen- of slechts één digitale tool gebruikt, is een gemiste kans. Er lijkt een tweedeling te zijn tussen ondernemers die de urgentie van digitalisering erkennen, hierin investeren en groeien en ondernemers die niet goed weten waar te beginnen en daarom geen gebruik maken van alle mogelijkheden. Terwijl facilitair beheer en digitalisering binnen het bedrijf een continu proces is en zorgt voor concurrerend vermogen. De onderzoeksresultaten laten zien dat er veel winst te behalen valt. De grote uitdaging is om als ondernemer de tijd te nemen om te bepalen welke tools en mogelijkheden er zijn en welke in te zetten om groei te realiseren.

Conclusie

Concluderend kunnen we zeggen dat de digitale-facilitaire-manager-tools, rust en overzicht binnen uw organisatie kunnen brengen, waardoor men zich weer kan focussen op het daadwerkelijke ‘Ondernemen’. Facilitair management en digitalisering dienen een continu proces te zijn en zorgen voor concurrerend vermogen. De onderzoeksresultaten laten zien dat er veel winst te behalen valt. De grote uitdaging is om als ondernemer de tijd te nemen om te bepalen welke tools en mogelijkheden er zijn en welke in te zetten om groei te realiseren voor uw organisatie.

Een digitale facilitair manager tool is echter alleen nuttig als deze daadwerkelijk gebruikt wordt!